Altijd goed om aan de voorkant een paar dingen af te spreken:

Afstanden en tijdslimieten hele Gelreman
De hele Gelreman is een individuele hele triathlon. De afstand is 3,8km zwemmen, 180km fietsen en 42,2km hardlopen.

Totale wedstrijd duur is maximaal 15 uur. Voor de individuele onderdelen gelden de volgende tijdslimieten.

Zwemmen - 2 uur
Fietsen       - 7 uur (totaal 9 uur)
Lopen        - 6 uur (totaal 15 uur)

De halve Gelreman (70.3)
De halve Gelreman is een individuele halve triathlon. De afstand is 1,9km zwemmen, 90 km fietsen en 21,1km hardlopen.

Totale wedstrijd duur is maximaal 8 uur. Voor de individuele onderdelen gelden de volgende tijdslimieten. 

Zwemmen  - 1 uur
Fietsen        - 4 uur (totaal 5 uur)
Lopen         - 3 uur (totaal 8 uur)

Deelnemer informatie Eigenwijze halve afstand
De halve Gelreman is een individuele eigenwijze halve triathlon. De afstand is 1,9km zwemmen, 135 km fietsen en 21,1km hardlopen. Je fietst hier 1 ronde van 45 kilometer extra ten opzichte van de reguliere halve triathlon.

Totale maximale wedstrijd duur is maximaal 9 uur. Voor de individuele onderdelen gelden de volgende tijdslimieten.

Zwemmen  - 1 uur
Fietsen        - 5 uur (totaal 6 uur)
Lopen         - 3 uur (totaal 9 uur)

Overschrijding tijdslimieten
Bij overschrijding van bovenstaande limieten (voor alle afstanden) is het aan de wedstrijdleiding om al dan niet akkoord te gaan met vervolg van de wedstrijd of dat besloten wordt dat je de wedstrijd moet staken. Enerzijds zijn deze tijdslimieten voor jouw veiligheid en welbevinden, maar ook die van andere deelnemers en vrijwilligers. Waar mogelijk gaan we soepel om met deze limieten.
De eindtijd van 22:00 uur gaan we strak handhaven. Dit om de vrijwilligers die al lang in touw zijn en in een aantal gevallen ook zondag nog aan de bak moeten ook een duidelijke eindtijd te geven waar zij zich op kunnen richten om dan bij te kunnen komen en uit te rusten.

Minimum leeftijd alle afstanden
De minimum leeftijd op de wedstrijddag is 18 jaar. Verzoeken voor een uitzonderingen op deze minimale leeftijd kunnen voorgelegd worden aan de organisatie, met een schriftelijk akkoord van een ouder / verzorger. We geven geen garantie op akkoord aan de voorkant…

Legitimatie bij inschrijving
Bij inschrijving willen we graag even zeker weten wie je bent en hoe oud je bent ;-). Neem even een wettig legitimatiebewijs mee.

Regels voor annulering
Omdat wij er standaard vanuit gaan dat iedereen die zich inschrijft ook daadwerkelijk start, gaan we daar in de organisatie rekening mee houden. Enerzijds shirts bestellen, maar anderzijds ook de omvang van de tent, het aantal fietsenrekken, etc op baseren. Dat leidt tot het maken van kosten. Daarom kunnen we niet 100% van het inschrijfgeld retourneren bij annulering. We houden de volgende staffel aan:
- Tot 31 maart geldt een restitutie van € 200 voor de hele afstand en € 100 voor de halve afstand.
- Bij annulering tussen 1 april en 31 mei krijg je voor heel € 100 en voor half € 50 retour.
- Als je annuleert tussen 1 juni en 8 augustus krijg je voor heel € 50 en voor half € 25 retour.
- Na 8 augustus € 10 als aanmoediging om je toch af te melden. Doe je het niet voor de vergoeding, doe het dan ajb voor onze vrijwilligers, zodat zij niet onnodig druk zijn in de voorbereiding.

Regels voor doorschuiving en wijzigingen serie
Tot 31 maart kan gekozen worden voor het doorschuiven naar het volgende jaar, waardoor een startplek wordt gegarandeerd voor het volgende jaar en geen restitutie plaatsvindt.
Aanpassingen in startserie (half naar heel en andersom) kan tot en met 31 mei.
Voor deze wijzigingen hanteren we € 35 aan administratiekosten.

Overname startbewijs
Startbewijs kan worden overgedragen aan een derde in overleg met de Gelreman organisatie. Hiervoor wordt € 35 aan administratiekosten in rekening gebracht.

Hoe gaat het overnemen van een startbewijs in zijn werk. 
Jij zoekt iemand die je startbewijs wil overnemen. Wij benaderen deze persoon, zodat die alle gegevens kan invullen en het reguliere starttarief kan betalen. Zodra dit bedrag van de nieuwe deelnemer binnen is, storten wij jouw inschrijfgeld minus € 35 administratiekosten terug op je rekening. 
Omdat wij tijdig finishersshirts moeten bestellen, moet er bij het overdragen na 1 juni rekening mee worden gehouden dat de nieuwe deelnemer het shirt krijgt in de maat van de “oud ingeschrevene”. Mocht dit niet de juiste maat zijn en we hebben toch nog een juiste maat op voorraad, is dat geluk hebben ;-).

NB: deelnemers zonder een door de organisatie op naam gezet startbewijs kunnen niet starten of worden uit de wedstrijd gehaald. Met name vanwege de veiligheid. We moeten weten wie met welke medische situatie, verwachte tijden, etc op het parcours aanwezig is. Daarnaast past het ook bij de sfeer van de Gelreman dat je met je eigen naam wordt aangemoedigd. Is toch veel leuker :-)!
Overdracht kan tot en met 31 juli. Daarna is het niet meer mogelijk om je ticket over te dragen, oa in verband met de stickers (op naam).

Regels
We baseren onze regels op het NTB reglement. Her en der wijken we bewust hiervan af.
We hebben bij elke voedingspost een trashzone, hier kan je afval kwijt, afval hoort simpelweg niet op de grond. Heel simpel, no littering! Bij een eerste geconstateerde overtreding is de straf: 10 minuten stilstaan. De tweede keer is: diskwalificatie.
We stayeren niet. Ook hier geldt: bij een eerste geconstateerde overtreding is de straf: 10 minuten stilstaan. De tweede keer is: diskwalificatie.
Vrijwilligers en de wedstrijdleiding gaan hier de komende editie nadrukkelijk op toezien. Mooi dat we samen zorgen voor een schone omgeving en allemaal vol in de wind rijden. We zijn tenslotte triatleten :-)!

Chip en enkelband retourneren
De chip met enkelbandje krijg je in bruikleen. Zowel de chip als het enkelbandje moet na de finish weer worden ingeleverd. Bij niet retourneren is een vergoeding van €25 verschuldigd, waarmee wij de kosten van verlies kunnen dekken.

Medische assistentie
Er zal medische assistentie aanwezig zijn zolang er deelnemers op het parcours zijn. 

Deelname is op eigen risico
Als deelnemer ben je je ervan bewust dat deelname aan de Gelreman lichamelijke en mentale inspanning vereist, en risico’s met zich mee kan brengen. Je neemt deel op eigen risico en accepteert volledige verantwoordelijkheid voor alle risico’s die voortvloeien uit deelname, inclusief (maar niet beperkt tot) blessures, ongevallen, ziekte, verlies of diefstal van eigendommen, en schade aan derden.

Medische geschiktheid
Middels inschrijving verklaar je dat je fysiek en mentaal in staat bent om deel te nemen aan de Gelreman triathlon en dat je geen medische aandoeningen hebt die je deelname onverantwoord maakt. Je bent zelf verantwoordelijk voor het raadplegen van een arts bij twijfel. Wanneer jouw medische situatie bij deelname leidt tot een groter dan gemiddeld medisch risico geef dat dan aan op het inschrijfformulier. Dan gaan we hierover met jou in gesprek.

Vrijwaring van aansprakelijkheid
Je vrijwaart de organisatie van de Gelreman, diens bestuur, medewerkers, vrijwilligers, sponsors, partners en overige betrokken partijen van elke vorm van aansprakelijkheid voor schade of letsel die je oploopt tijdens of als gevolg van deelname aan het evenement, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid. Deze vrijwaring geldt eveneens voor schade die ontstaat tijdens trainingen, verkenningen van het parcours, of verblijf op de locatie in aanloop naar of na afloop van het evenement.

Verzekering
Je draagt zelf zorg voor een adequate ziektekosten- en/of ongevallenverzekering die dekking biedt bij deelname aan (duur)sportevenementen, zoals deze triathlon.

Foto- en videorechten
Je bent er akkoord mee dat de organisatie tijdens het evenement gemaakte foto’s en videobeelden waarop je herkenbaar bent, kan inzetten voor promotionele doeleinden, zonder dat je daarvoor een vergoeding ontvangt. We stellen de foto´s ook gratis beschikbaar voor eigen gebruik door de deelnemers. Voor commerciële doeleinden moet contact opgenomen worden met de organisatie en/of de fotograaf.

Overmacht en annulering
Bij afgelasting van het evenement door overmacht (zoals weersomstandigheden, calamiteiten, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten de invloedssfeer van de organisatie) heb je geen recht op restitutie van het inschrijfgeld of vergoeding van gemaakte kosten.

Veiligheid
In overleg met de gemeenten proberen wij het Gelreman parcours zoveel mogelijk verkeersluw te maken of zelfs verkeersvrij. Echter blijven altijd de gewone verkeersregels geldig en dien je je daar aan te houden. Je volgt de aanwijzingen van verkeersregelaars altijd op. Zij waken over jouw veiligheid. Het niet opvolgen van aanwijzingen kan leiden tot diskwalificatie.
Wanneer de wedstrijdleiding besluit dat jij de wedstrijd moet staken vanwege jouw veiligheid en/of welbevinden, dan wel die van de andere deelnemers en vrijwilligers, dan dien je je daaraan te conformeren. Uiteraard houdt de wedstrijdleiding, zelf ook triathleet / triatleten, de waarden van de wedstrijd hierbij in ogenschouw: veiligheid, professionaliteit, inclusiviteit, sfeer, aandacht en duurzaamheid.

Privacy
Bij het aanmelden deel je een aantal privacy gevoelige gegevens. Wij gaan daar zorgvuldig mee om, we delen niet zomaar gegevens met derden. 

Wijzigingen
Als organisatie moeten we mogelijk wijzigingen doorvoeren in lijn met de kernwaarden om de wedstrijd veilig, sfeervol, etc te houden of nog veiliger, sfeervoller, inclusiever, etc te maken. Wanneer deze wijzigingen doorgevoerd worden, zullen de ingeschreven deelnemers tijdig worden geïnformeerd. Uiteraard zullen we hier zorgvuldig mee omgaan. Bij inschrijving geldt dus dat we enige flexibiliteit vragen om mee te bewegen bij eventuele doorgevoerde wijzigingen na inschrijving.

Tot slot: Bovenstaande reglement is ook te beschouwen als algemene voorwaarden. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisatie. We organiseren een triathlon door en voor triatleten en doen er alles aan om er een top event van te maken!